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Environnement de travail et bureau du futur

Comment le bureau post-pandémie devra-t-il changer pour répondre à ces différentes exigences ? Covid-19 a fourni l'occasion idéale à de nombreuses organisations de repenser la façon dont la conception de leur lieu de travail soutient leur entreprise. Mais il existe une certaine confusion concernant les différents environnements de travail disponibles pour les organisations avant-gardistes explorant les options pour un lieu de travail post-pandémique. Ce guide traite des principaux domaines de l'environnement de bureau et de la façon dont leur utilisation peut changer après la pandémie.

 

 

Quels sont les différents lieux de travail ?

 

Zones calmes

De plus en plus d'entreprises reconnaissent désormais la nécessité d'avoir un espace dédié au travail concentré. Ceci est particulièrement important alors que le travail évolue vers une interaction plus numérique via des réunions virtuelles qui nécessitent des modules acoustiques à occupation unique. Les organisations vont donc créer des poches de zones calmes, similaires aux zones de style bibliothèque. Leur apparence et leur sensation dépendront de la culture individuelle de l'organisation. Il pourrait s'agir d'un espace entièrement décloisonné judicieusement situé, équipé d'une bonne technologie et d'un mobilier confortable, mais dédié au travail silencieux - similaire à la voiture silencieuse d'un train. Ou il peut s'agir de cabines téléphoniques debout fermées, de cabines acoustiques ou de bureaux de style bibliothèque dans des cabines ouvertes. Plus probablement, les lieux de travail comprendront une combinaison de nombreuses options dans des zones calmes à chaque étage.

 

Espaces collaboratifs

Une collaboration réussie a été l'un des principaux défis du travail à domicile et le bureau post-Covid devra offrir une variété de façons différentes pour que les gens se remettent ensemble. La capacité de collaborer facilement a été citée par la moitié des répondants à notre sondage comme étant quelque chose qui leur manquait au bureau.

 

 

 

Espaces de collaboration flexibles

L'espace de collaboration flexible est l'avenir de la collaboration informelle sur le lieu de travail. Dans le monde post-Covid, il n'y a pas de taille unique. Les gens collaborent différemment selon leur fonction et leurs styles d'apprentissage et de gestion.

Dans les espaces de collaboration de demain, les utilisateurs auront la possibilité de créer leurs propres espaces de collaboration sur mesure en utilisant des meubles flexibles et facilement configurables. Plus de la moitié (54%) des personnes à qui nous avons parlé dans notre sondage OnePulse voulaient voir plus de meubles pouvant être facilement déplacés ou configurés dans le lieu de travail post-Covid pour leur permettre de créer leur propre espace. Les fabricants de meubles arrivent déjà sur le marché avec de nouveaux produits passionnants pour faciliter cette collaboration flexible. Cette autonomisation permet également aux entreprises de mieux se préparer pour l'avenir dans un monde post-Covid incertain. Ils peuvent utiliser ces espaces flexibles pour augmenter ou réduire rapidement la taille.

 

 

Salles de réunion formelles

Les salles de réunion formelles resteront un élément clé de l'arsenal du lieu de travail, mais leur emplacement et leur disposition peuvent changer. Une salle de réunion sans technologie vidéo intégrée sera considérée comme peu utile dans la culture Zoom d'aujourd'hui – 41% des personnes interrogées dans notre enquête souhaitaient voir une vidéoconférence plus largement disponible pour communiquer avec des personnes travaillant ailleurs afin de réduire le besoin de voyager.

Dans le passé, cette technologie de vidéoconférence était peut-être prioritaire et réservée aux grandes salles de réunion formelles, mais elle est désormais une nécessité dans toute installation de salle de réunion formelle. Les salles de conseil en particulier étaient souvent positionnées vers l'extérieur de la plaque de sol avec de grandes fenêtres en verre offrant des vues spectaculaires. Mais les fenêtres et les installations de vidéoconférence ne fonctionnent pas toujours bien ensemble, nous avons donc pu voir les installations de réunion se déplacer vers l'intérieur de la plaque de sol où l'éclairage peut être mieux contrôlé et la technologie utilisée pour reproduire les rythmes circadiens grâce à l'effet de la lumière du jour naturelle dans l'espace .

De cette façon, les organisations pourront mieux influencer la façon dont elles sont perçues à l'autre bout de l'appel vidéo et mieux contrôler le cadre.

 
 

Espace bureau

Dans l'excitation de créer des espaces de collaboration funky, de nombreuses entreprises oublient l'importance du bureau. Et c'est encore plus un problème après 12 mois de personnes travaillant à domicile sur tout, de leur table de cuisine à leur table basse - 61 pour cent des personnes ont raté la configuration ergonomique offerte par l'environnement de bureau selon notre sondage et elle a été placée haut de la liste des zones de travail préférées. Le bureau est la clé de voûte de l'environnement de travail. Il offre le cadre ergonomique parfait pour que les gens travaillent confortablement et de manière productive. Mais même le bureau verra une évolution dans le monde post-Covid.

Reflétant l'utilisation croissante du bureau en tant que centre de collaboration, il y aura moins de postes de travail fixes car les gens auront tendance à utiliser les bureaux comme un atterrissage plutôt que comme un espace appartenant. Les systèmes de réservation de bureau deviendront également plus prolifiques à mesure que les organisations chercheront à mieux gérer leur espace. Pour assurer une flexibilité maximale à mesure que les niveaux d'occupation fluctuent, de nombreuses organisations utiliseront des tables de travail plus flexibles qu'elles peuvent installer pour deux personnes, puis trois et quatre à mesure que les niveaux d'occupation augmentent. Les bureaux assis-debout resteront importants et pas seulement pour permettre aux gens de se tenir debout, mais pour s'assurer qu'ils peuvent avoir leur bureau à la hauteur ergonomique parfaite pour eux. Après des mois de travail à domicile, les gens auront envie de bons meubles ergonomiques.

 

 

Aires de rafraîchissement

Tout le monde aime partager de la nourriture ensemble. Qu'il s'agisse d'un simple point de thé, d'un café informel, d'un restaurant d'entreprise ou d'un bar d'entreprise, la capacité de rassembler les gens pour partager de la nourriture et des boissons sera cruciale après Covid. Tout le monde a raté l'occasion de socialiser avec ses collègues et le capital social devra être reconstitué - 90 pour cent des personnes interrogées dans notre enquête avaient manqué le contact social du bureau tandis que 46 pour cent ont cité les installations telles que l'espace cuisine et les cafés comme étant quelque chose qu'ils avaient manqué en travaillant à domicile.

Les gens ont besoin de se sentir à nouveau comme faisant partie du plus grand tout et cela peut être réalisé grâce à des espaces de rafraîchissement bien conçus. Lorsque les gens se réunissent pour manger, ils se détendent automatiquement et cela peut donc être un endroit où ils trouvent de bonnes idées ou des solutions aux problèmes et collaborent de manière informelle sur des questions de travail. L'esthétique des zones de rafraîchissement doit compléter cette approche, offrant une pause et un éloignement de l'environnement de travail par un changement de décor avec une ambiance de style d'hospitalité plus détendue.

 

Espaces bien-être

Les zones pour les gymnases et les activités de fitness étaient importantes avant le verrouillage et il est probable qu'elles le seront encore plus maintenant. L'accent sera davantage mis sur la santé et le bien-être au bureau que par le passé. Plus de 40 % des personnes interrogées dans notre enquête voulaient voir des zones pour promouvoir l'activité physique, comme une salle de sport et une piste de course ou des tabourets hauts pour les réunions debout. Mais les organisations doivent faire attention à la façon dont elles créent ces espaces. Une salle de réunion qui sert également d'espace de yoga, avec des tables et des chaises poussées contre le côté de la pièce, ne créera probablement pas la bonne ambiance. Dans la mesure du possible, créez un espace ou un studio dédié principalement conçu pour le bien-être pour soutenir des activités telles que le yoga, le pilates ou les cours de méditation afin que les gens puissent en profiter pleinement. Lorsqu'il n'y a pas d'espace supplémentaire disponible, encouragez une culture du bien-être sur tout le lieu de travail avec l'utilisation de bureaux assis-debout - quelque chose cité comme étant important par 20 pour cent de nos répondants - des réunions debout ou des promenades à l'heure du déjeuner. Inciter les gens à utiliser les escaliers plutôt que les ascenseurs peut non seulement améliorer la forme physique, mais aussi encourager les réunions fortuites.

 

Les grands espaces

Les terrasses et les jardins ont souvent été l'apanage des hauts dirigeants, des clients ou des fumeurs d'une organisation. Mais après Covid, l'accent sera mis de plus en plus sur l'utilisation des espaces extérieurs d'un bâtiment pour un meilleur effet. Lorsqu'on leur a demandé comment ils allaient reconcevoir leur environnement de bureau pour un avenir post-Covid, 45% ont choisi plus d'espaces extérieurs pour bénéficier de la lumière naturelle et être à l'extérieur - le choix le plus populaire. Naturellement, cela est limité par l'offre du bâtiment, mais même la plus petite terrasse ou patio peut être utilisé comme cadre de travail.

La clé n'est pas simplement d'installer des tables et des chaises et de laisser l'espace se gérer, mais de réfléchir de manière créative à ce qui est nécessaire et à la manière dont il doit être organisé. Il fait souvent trop chaud en été pour travailler efficacement à l'extérieur avec des reflets sur un écran d'ordinateur portable rendant le travail sur ordinateur difficile. En équipant les espaces extérieurs pour qu'ils conviennent à la fois aux réunions et au travail individuel - en installant un abri, de l'électricité, de la lumière, du chauffage et des sièges confortables - ils peuvent être une extension efficace et stimulante du lieu de travail.

 

 

 

Espace de stockage

Les bureaux se transformant en environnements de travail plus axés sur les activités , le stockage s'adapte également. Moins de bureaux dédiés signifie moins de piédestaux car les gens n'auront pas besoin de ce type de stockage personnel. Au lieu de cela, il y aura plus de stockage de style casier et plus de technologie autour de la réservation de casiers. Dans le même temps, de nombreuses organisations réduisent leurs exigences en matière de classement physique à mesure que les documents sont mis en ligne, ce qui signifie moins de classeurs et d'autres dispositifs qui sont souvent utilisés pour délimiter les départements et les équipes.

Au lieu de cela, les organisations peuvent utiliser des produits plus intéressants tels que des étagères ouvertes, des cloisons mobiles et des meubles plus doux pour délimiter l'espace. 

 

 

I

 

Points d'ancrage

Les points d'ancrage sont des zones caractéristiques à chaque étage qui encouragent les gens à se déplacer dans le bâtiment et donc à se mélanger les uns aux autres. Il peut s'agir d'un auditorium à un étage, d'un immense coin canapé avec un grand écran sur le mur d'un autre ou d'un restaurant du

personnel à un autre étage.

Ils incitent les gens à se déplacer dans le bâtiment et donc à se croiser, intégrant la communauté et renforçant ce sentiment de capital social qui manquait depuis un an. Ces zones deviendront encore plus un point focal dans le monde post-pandémique.

 

 

Espace libre

Il est facile de se concentrer sur les salles de réunion et le mobilier et d'oublier l'importance des espaces vides tels que les allées et les escaliers. Ce sont les endroits où les gens rencontrent des collègues et des visiteurs qu'ils ne rencontrent généralement pas.

Alors que les zones de collaboration dédiées sont idéales pour une collaboration planifiée, les espaces vides bien conçus sont parfaits pour rencontrer des personnes que vous ne voyez pas habituellement. Cela pourrait être un cadre supérieur ou quelqu'un d'une autre partie de l'entreprise. Un peu plus d'un tiers des personnes (35%) dans notre sondage n'ont pas eu la possibilité d'avoir une bosse impromptue et de rencontrer des opportunités avec d'autres personnes dans leur organisation.

Des touches de conception subliminales telles que des sièges individuels décontractés adjacents ou même l'emplacement de zones clés telles que des points de thé et des cafés autour de ces zones peuvent aider à soutenir et à encourager ces interactions.

 

Pour la plupart des organisations, le lieu de travail post-pandémie est une évolution de ce qui s'est passé avant, pas un départ complet. Mais avec de nombreuses personnes qui reviennent au travail après une absence d'un an ou plus, il faudra un élément d'éducation sur la façon d'utiliser les espaces.

Lors de l'introduction du travail basé sur les activités ou flexible, les organisations publient généralement des guides d'étiquette aidant à comprendre comment utiliser efficacement l'espace. Ce type de communication et de soutien sera désormais essentiel pour aider les gens à tirer le meilleur parti de chaque milieu de travail sur le lieu de travail post-pandémique.

 

 

 

 

 

 

 

Récemment, on rapporte davantage de cas de douleurs ou troubles précis liés aux positions statiques en situation de travail au bureau ou en télétravail. Les conséquences d’un espace de travail inadapté et d’une mauvaise connaissance des recommandations ergonomiques constituent aujourd’hui un gros problème de santé au travail.

Les sources des troubles musculo-squelettiques 

Première cause des maladies professionnelles, les TMS (Troubles musculo-squelettiques) touchent toutes les catégories de travailleurs. Il y a 4 paramètres biomécaniques qui sont déterminants dans la survenue des TMS (la posture, la répétition, la force et la durée de l’activité). Ces paramètres sont à l’origine des détériorations progressives des tissus par l’étirement ou la compression. Par exmple, ces troubles sont causés aussi bien par les manutentions de charges lourdes et les gestes répétitifs sur les chaînes de production que par le travail sur écran et une position statique debout ou assise prolongée.

Pour rappel, le maintien prolongé de la position assise ou debout augmente les risques cardio-vasculaires et de lombalgie. Il y a un fort risque d’être victime des pathologies suivantes :

  • Les raideurs et douleurs cervicales, associées ou non à de l’arthrose.
  • Les douleurs musculaires dans la région des muscles trapèzes (haut du dos).
  • Les tendinites de l’épaule.
  • Les varices et troubles de la circulation veineuse.

Comment prévenir ou soulager les douleurs liées aux positions statiques ?

L’employeur doit engager une démarche de prévention des troubles musculo-squelettiques avec une phase d’évaluation et de suivi.  Ainsi, une équipe d’experts va pouvoir réaliser une évaluation globale des conditions de travail, voire un diagnostic ergonomique complet. Ils vont repérer les personnes les plus exposées et émettre des recommandations ergonomiques.

Les solutions à privilégier dans la prévention des TMS

Afin de réduire ou supprimer les risques de TMS, il faut :

– aménager les postes de travail de façon à ce qu’ils soient conformes aux normes ;

– optimiser l’agencement des postes de travail en vue de réduire l’effort ;

– alterner les tâches et ralentir la cadence ;

– mettre à la disposition des travailleurs des équipements de protection individuelle permettant d’amortir le contact avec un sol dur et répartir les forces de pression sur le genou ;

– accroître les marges de manœuvre des salariés ;

– diminuer les facteurs de stress et favoriser les échanges entre les collaborateurs ;

– reconnaître et valoriser les compétences et l’expérience de chacun.

 

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